Regale. Vom Boden bis zur Decke: Regale. Hunderte Meter. Bis oben hin vollgestellt mit Kartons, Ordnern, Dokumenten. In den weitläufigen Kellern der Setra Hauptverwaltung in Neu-Ulm hat sich in mehr als 125 Jahren Kässbohrer Firmengeschichte so einiges angesammelt. Manch historisch Bedeutsames, manch Kurioses, aber auch manch Überflüssiges. Und Monat für Monat gibt es Kunden, Journalisten und Liebhaber, die beim Setra Archiv anfragen, in der Hoffnung, eine Kopie einer speziellen technischen Baubeschreibung, eines bestimmten Bildes oder einer ausgewählten Broschüre zu erhalten.

„Bis vor Kurzem haben wir bei solchen Anfragen einen Praktikanten in den Keller geschickt“, erzählt Sabine Honold, die bei Daimler Buses für das Setra Archiv zuständig ist. „Der wurde mal mehr, mal weniger erfolgreich fündig und wir haben dann die Dokumente kopiert und versendet. Da war Geduld gefragt.“

Ein umfangreiches Digitalisierungsprojekt sollte jetzt Abhilfe schaffen und die Arbeit erleichtern. "Die Digitalisierung hilft uns, einen Überblick darüber zu bekommen, welche Unterlagen und Fotos überhaupt existieren", so Honold. Zugleich sollten historisch bedeutsame Dokumente, Bilder und Filme für die Nachwelt erhalten und einer breiteren Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.

Die Archivare des noch weitaus umfangreicheren Konzern-Archivs von Daimler verfügen bereits über einschlägige Erfahrung in puncto Digitalisierung. Und so waren die Fachleute aus Stuttgart auch die ersten Ansprechpartner und wichtigsten Berater, als 2017 das Projekt zur Digitalisierung des Neu-Ulmer Setra Archivs begann.

„Gemeinsam mit den Kollegen aus Stuttgart haben wir die Grundstruktur der Archivierung erarbeitet, die Systematik der Katalogisierung festgelegt und Auswahlkriterien für die Aufnahme ins Archiv beschlossen“, beschreibt Sabine Honold die Vorarbeiten.

Mehr als drei Jahre arbeiteten sich geschulte Fachkräfte sorgsam Meter für Meter durch die Archivregale, nahmen mit Spezialscannern tausende Broschüren, Baubeschreibungen und Fotos auf und legten die Sans in einem Dateisystem ab. Dabei konzentrierten sie sich auf Dokumente der Marke Setra – und damit auf alle Unterlagen zu Setra Bussen ab dem Jahr 1951, also dem Jahr, in dem Otto Kässbohrer die erste selbsttragende Omnibuskarosserie vorstellte.

„Wir sind inzwischen in der Lage, auf den größten Teil der Sammlung digital zuzugreifen. Jedes Archivstück wurde verschlagwortet, das heißt ihm wurden Suchbegriffe zugeordnet, mit deren Hilfe man sie in der Datenbank besser finden kann. Das funktioniert ähnlich wie bei einer Suchmaschine im Internet“, erklärt Honold. „Dank der systematischen Verschlagwortung können wir jedes Dokument, jede Konstruktionszeichnung, jedes Foto in kurzer Zeit herunterladen und in digitaler Form zur Verfügung stellen.“