Przez dziesiątki lat archiwum Setry było ukryte w piwnicy zakładu EvoBus w Neu-Ulm. W ciągu kilku lat zespół kierowany przez archiwistkę Sabine Honold zdigitalizował broszury, fotografie, dokumentację pojazdów i dokumenty historyczne – i odnalazł przy tym wiele niemal zapomnianych już skarbów.
SetraWorld Magazyn
Skarby z archiwum Setry.
Setra zdigitalizowała tysiące historycznych dokumentów i zdjęć.
Skarby z archiwum Setry.
Z piwnicy na światło dzienne.
Regały. Od podłogi po sufit: Regały. Setki metrów. Wypełnione po brzegi kartonami, segregatorami, dokumentami. W obszernych piwnicach głównej siedziby Setra w Neu-Ulm przez ponad 125 lat historii firmy Kässbohrer nagromadziło się wiele. Niektóre rzeczy są historycznie ważne, niektóre ciekawe, ale też niektóre zbędne. Z miesiąca na miesiąc do archiwum Setra zgłaszają się klienci, dziennikarze i entuzjaści w nadziei na otrzymanie kopii specjalnego opisu konstrukcji technicznej, konkretnego zdjęcia lub wybranej broszury.
„Do niedawna w przypadku takich zapytań posyłaliśmy do piwnicy praktykanta” - mówi Sabine Honold, która w Daimler Buses odpowiada za archiwum Setry. „Czasem udawało mu się znaleźć to, czego szukał i wtedy robiliśmy kopie dokumentów i wysyłaliśmy je. Wymagało to sporo cierpliwości.”
Szeroko zakrojony projekt digitalizacji powinien teraz naprawić sytuację i ułatwić pracę. „Digitalizacja pomaga nam zorientować się, które dokumenty i fotografie w ogóle istnieją” - mówi Honold. Jednocześnie historycznie ważne dokumenty, zdjęcia i filmy powinny być zachowane dla potomności i udostępnione ogółowi publicznemu.
„Przez ponad trzy lata wyszkoleni specjaliści starannie, metr po metrze, przedzierali się przez archiwalne regały.”
Zarządzanie marką poprzez digitalizację.
Archiwiści jeszcze obszerniejszego archiwum korporacyjnego firmy Daimler posiadają już odpowiednie doświadczenie w zakresie digitalizacji. I tak specjaliści ze Stuttgartu byli również pierwszymi osobami kontaktowymi i najważniejszymi doradcami, gdy w 2017 roku rozpoczął się projekt digitalizacji archiwum Setry w Neu-Ulm.
„Wspólnie z kolegami ze Stuttgartu opracowaliśmy podstawową strukturę archiwizacji, zdefiniowaliśmy systematykę katalogowania i zdecydowaliśmy o kryteriach selekcji do włączenia do archiwum” - mówi Sabine Honold opisując wstępne prace.
Łatwe wyszukiwanie dzięki indeksowaniu.
Przez ponad trzy lata przeszkoleni specjaliści starannie przeszukiwali metr po metrze archiwalne regały, skanując specjalnymi skanerami tysiące broszur, opisów budynków i fotografii. Następnie wprowadzali skany do systemu plików. Koncentrowali się przy tym na dokumentach marki Setra, a tym samym na wszystkich dokumentach dotyczących autobusów Setra począwszy od roku 1951, w którym Otto Kässbohrer zaprezentował pierwszą samonośną karoserię autobusową.
„Dziś mamy dostęp do większości zasobów archiwalnych Setra w formie cyfrowej.”
„Obecnie jesteśmy w stanie udostępnić większość zbiorów w formie cyfrowej. Każda pozycja archiwalna została oznaczona, czyli przypisano jej hasła wyszukiwawcze, które ułatwiają odnalezienie jej w bazie danych. Działa to podobnie jak wyszukiwarka w internecie - wyjaśnia Honold. „Dzięki systematycznemu indeksowaniu możemy w krótkim czasie pobrać każdy dokument, każdy rysunek konstrukcyjny, każde zdjęcie i udostępnić je w formie cyfrowej”.
Każdy zainteresowany konkretnymi dokumentami, fotografiami lub broszurami z archiwum Setra może po prostu wysłać swoją prośbę pocztą elektroniczną.
