Rekken. Van vloer tot plafond: rekken. Honderden meters. Tot de rand gevuld met dozen, ordners en documenten. Kässbohrer bestaat al meer dan 125 jaar en in al die tijd is er veel weggestopt in de grote kelderruimte van het Setra-hoofdkantoor in Neu-Ulm. Sommige dingen zijn historisch belangrijk, sommige merkwaardig, maar sommige ook overbodig. En elke maand dienen klanten, journalisten en liefhebbers verzoeken in bij het Setra-archief in de hoop een exemplaar van een specifieke technische specificatie, een bepaalde afbeelding of een geselecteerde brochure te bemachtigen.

“Tot voor kort stuurden we bij dit soort vragen een stagiair naar de kelder”, vertelt Sabine Honold, die verantwoordelijk is voor het Setra-archief van Daimler Buses. “Soms werd er daadwerkelijk gevonden waarom gevraagd werd, waarna we de documenten kopieerden en opstuurden. Daar was geduld voor nodig.”

Een omvangrijk digitaliseringsproject moest uitkomst bieden en het werk vergemakkelijken. “Digitalisering helpt ons inzicht te krijgen in de documenten en foto’s die er daadwerkelijk zijn”, aldus Honold. Tegelijkertijd moesten historisch belangrijke documenten, afbeeldingen en films voor het nageslacht worden bewaard en voor een breder publiek toegankelijk worden gemaakt.

De archivarissen van het nog omvangrijkere archief van het Daimler-concern hebben al relevante ervaring op het gebied van digitalisering. Daarom waren de experts uit Stuttgart ook de eerste contactpersonen en belangrijkste adviseurs toen er in 2017 begonnen werd met het digitaliseren van het Setra-archief in Neu-Ulm.

“Samen met onze collega's uit Stuttgart hebben we de basisstructuur van de archivering uitgewerkt, het catalogiseringssysteem vastgelegd en de selectiecriteria voor de opname in het archief bepaald”, beschrijft Sabine Honold het voorbereidende werk.

Meer dan drie jaar lang baanden de experts zich zorgvuldig meter voor meter een weg door de archiefrekken, scanden ze duizenden brochures, technische specificaties en foto's met behulp van speciale scanners en legden ze deze scans vast in een dossiersysteem. Daarbij concentreerden ze zich op documenten van het merk Setra en dus op alle documenten rond Setra-bussen sinds 1951, het jaar waarin Otto Kässbohrer de eerste zelfdragende buscarrosserie voorstelde.

“Inmiddels kunnen we het grootste deel van het archief digitaal raadplegen. Elk archiefstuk werd geïndexeerd, d.w.z. dat er zoektermen aan toegekend werden, zodat ze gemakkelijker terug te vinden zijn in de database. Dit werkt op dezelfde manier als bij een zoekmachine op het internet”, legt Honold uit. “Dankzij de systematische trefwoorden kunnen we elk document, elke technische specificatie en elke foto snel downloaden en digitaal ter beschikking stellen.”