Estanterías. Cientos de metros. Llenas hasta arriba de cajas, archivadores, documentos. En los amplios sótanos de la sede central de Setra en Neu-Ulm se han acumulado multitud de cosas en los más de 125 años de historia de la empresa Kässbohrer. Algunas históricamente significativas, otras curiosas, pero también algunas menos interesantes. Todos los meses, hay clientes, periodistas y entusiastas que preguntan con la esperanza de obtener una copia de un pliego de condiciones técnicas especial o de una imagen o un folleto determinado.

«Hasta hace poco, enviábamos a alguien al sótano para este tipo de peticiones», cuenta Sabine Honold, responsable del archivo de Setra en Daimler Buses. «Unas veces tenía más éxito y otras menos en encontrar lo que buscaba y luego copiábamos y enviábamos los documentos. Se necesitaba paciencia».

Un amplio proyecto de digitalización debería ahora corregir esta situación y facilitar el trabajo. «La digitalización nos ayuda a tener una visión general de los documentos y fotos que existen», dice Honold. Al mismo tiempo, los documentos, imágenes y películas de importancia histórica deben conservarse para la posteridad y ponerse a disposición del público en general.

Los archiveros del archivo del grupo Daimler, aún más extenso, ya tienen experiencia en el campo de la digitalización. De ahí que los expertos de Stuttgart fueran también los primeros contactos y los asesores cuando se inició el proyecto de digitalización del archivo de Setra en Neu-Ulm en 2017.

«Junto con nuestros colegas de Stuttgart, elaboramos la estructura básica del archivo, establecimos la sistemática de la catalogación y determinamos los criterios de selección para la inclusión en el archivo», cuenta Sabine Honold sobre el trabajo preliminar.

Durante más de tres años, profesionales formados han trabajado cuidadosamente metro a metro en las estanterías del archivo, sacando copias de miles de folletos, pliegos de condiciones y fotos con escáneres especiales y almacenando las copias en un sistema de archivos. Su trabajo se ha centrado en los documentos de la marca Setra y, por tanto, en todos los documentos relativos a los autobuses Setra a partir de 1951, año en que Otto Kässbohrer presentó el primer autobús con carrocería autoportante.

«Hoy en día, podemos acceder de forma digital a la mayor parte de la colección. Cada una de las piezas del archivo ha sido indexada, es decir, se le han asignado términos de búsqueda que facilitan su localización en la base de datos. Funciona de forma similar a un buscador en Internet», explica Honold. «Gracias al proceso sistemático de indexación podemos descargar cualquier documento, cualquier plano de construcción o cualquier foto en poco tiempo y proporcionarlo en formato digital».

Cualquier persona que tenga interés en documentos, fotos o folletos específicos del archivo de Setra puede enviar su solicitud por correo electrónico.