Hyllor. Från golv till tak: hyllor. Flera hundra meter. Fyllda till brädden med kartonger, pärmar och dokument. I de stora källarutrymmena som hör till Setras huvudkontor i Neu-Ulm har det samlats en hel del material under företaget Kässbohrers 125-åriga historia. En del av historiskt värde, en del kuriosa, men också mycket överflödigt. Och varje månad hör kunder, journalister och fordonsentusiaster av sig till Setras arkiv med förhoppning om att få tag i en kopia av en specifik teknisk ritning, en viss bild eller en särskild broschyr.

”Fram till nyligen skickade vi ner en praktikant i källaren när vi fick sådana förfrågningar”, berättar Sabine Honold, som är ansvarig för Setras arkiv på Daimler Buses. ”Ibland hittade vi det vi sökte, ibland inte. Sedan kopierade vi handlingarna och skickade iväg dem. Det krävde mycket tålamod.”

Ett omfattande digitaliseringsprojekt ska nu hjälpa personalen och underlätta arbetet. ”Digitaliseringen hjälper oss att få en överblick över vilka dokument och foton som överhuvudtaget finns i arkivet”, berättar Sabine Honold. Samtidigt ska historiskt betydelsefulla dokument, bilder och filmer bevaras till eftervärlden och göras tillgängliga för en bredare allmänhet.

Arkivarierna på det ännu större koncernarkivet som tillhör Daimler hade redan relevant erfarenhet när det gäller digitalisering. Därför var kollegorna i Stuttgart de första kontaktpersonerna och de viktigaste rådgivarna när projektet med att digitalisera Setras arkiv i Neu-Ulm påbörjades 2017.

”Tillsammans med kollegorna i Stuttgart tog vi fram grundstrukturen för arkiveringen, bestämde vilket system vi skulle använda till katalogiseringen och fastställde urvalskriterierna för vilket material som skulle finnas i arkivet”, beskriver Sabine Honold förarbetet.

I mer än tre år arbetade sig yrkesutbildad personal igenom arkivets hyllor, meter för meter. De registrerade tusentals broschyrer, ritningar och foton med hjälp av specialskannrar och sparade allt i ett filsystem. De koncentrerade sig på dokument som handlade om varumärket Setra – och därmed alla handlingar som rörde Setra-bussar från och med 1951, alltså det år då Otto Kässbohrer presenterade den första självbärande busskarossen.

”Nu kan vi komma åt större delen av samlingen digitalt. Varje föremål i arkivet har indexerats och försetts med nyckelord, vilket innebär att föremålen har tilldelats sökbegrepp så att man enklare kan hitta dem i databasen. Det fungerar ungefär på samma sätt som en sökmotor på internet”, förklarar Sabine Honold. ”Tack vare den systematiska indexeringen kan vi snabbt ladda ner ett dokument, en konstruktionsritning eller ett foto och tillhandahålla materialet i digital form.”

Den som är intresserad av specifika handlingar, foton eller broschyrer från Setras arkiv kan skicka en förfrågan via e-post.